Зберігання, знищення первинних документів. Податкова консультація

| на головну |

вивести з ризикових | розблокувати податкову накладну таблиця | прийняти таблицю даних платника

| супровід податкових перевірок |

[ Застереження. Якщо наведена нижче інформація не є актуальною та/або не повною мірою розкрила суть у Вашій справі, не допомогла зорієнтуватися куди рухатися далі та що робити та/або Ви шукали зовсім іншу інформацію, але пов’язану з тематикою оподаткування, тому просимо звертатися за допомогою до наших податкових адвокатів, скориставшись телефоном +380 67 86 244 17 та/або за допомогою Телеграм. Наші податкові адвокати  допоможуть зарадити у Вашій ситуації, надавши повні та вичерпні відповіді.

Поданий нижче матеріал не є повноцінною юридичною консультацією з податків та підготовлений з урахуванням чинного на той момент законодавства, а тому позиція, поради чи висновки можуть суттєво відрізнятися від нинішнього стану ].

***

Які строки зберігання первинних документів?

Відповідно до положень Податкового кодексу України загальний строк зберігання первинних документів становить 1825 днів, тобто 5 років (пп. 44.3.2 ПКУ).

Це стосується первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, що їх складають:

(1)   платники податку на прибуток,

(2)   юридичні особи – платники єдиного податку, тобто 3-4 групи.

Натомість, слід пам′ятати, що первинні документи стосовно трансфертного ціноутворення, оподаткування прибутку контрольованої іноземної компанії) слід зберігати 2 555 днів (7 років).

Усі інші первинні документи, зокрема, і щодо фізичних осіб-підприємців зберігається як і раніше – 1095 днів.

Строки зберігання документів та інформації, визначені положеннями п. 44.3 ст. 44 Податкового кодексу України, відраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, передбаченої податковим законодавством, для складання якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання — з передбаченого Податковим кодексом України граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, —з дняздійсненнявідповідноїгосподарськоїоперації (длявідповіднихдозвільнихдокументів—зднязавершеннястрокуїхдії).

Потрібно враховувати, що на період карантину та на час воєнного стану перебіг строку для зберігання був зупинений, і лише з 1 серпня 2023 року строку для зберігання первинних документів поновився.

Крім положень Податкового кодексу України слід брати до уваги і приписи Наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012 за № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» (Перелік).

Оскільки зазначені там строки для зберігання того чи іншого документу є мінімальними та не можуть бути зменшені.

При знищенні первинних документів, вимагається проведення експертизи їхньої цінності, а для деяких документів зазначено, що встановлений строк зберігання застосовується за умови завершення перевірки податковими органами.

***

Як знищувати документи на підприємстві? Яка послідовність дій?

Передусім потрібно провести експертизу їхньої цінності, це передбачено п. 6 Переліку.

Її проводять експертні та експертно-перевірні комісії за участю власника документів або уповноваженої ним особи. Порядок формування та склад комісії визначається власником підприємства. До складукомісіїпідприємствазалучаютьпредставниківекспертно-перевірнихкомісій (експертнихкомісій) державнихархівів (архівнихвідділіврайдержадміністрацій, міськихрад), у зонікомплектуванняякихперебуваютьвідповідніюридичної особи (зазгодою).

Документи, які слід знищити оформлюють актом за затвердженою формою і цей акт затверджується комісією та керівником підприємства.

І вже власне саме знищення може відбуватися у будь-який доцільний спосіб (фізичне знищення, спалення, продаж як макулатура, тощо).

***

Якщо було втрачено первинні документи? Що робити? До того ж наближається податкова перевірка

Алгоритм дій при втраті документів визначений Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 за № 88 «Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» (Положення № 88) та п. 44.5 ст. 44 Податкового кодексу України.

Так, відповідно до п. 6.10 Положення №88 у разі пропажі або знищення первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку і звітності керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.

Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також територіальним органам центрального органу виконавчої влади, який реалізує державну податкову політику, державну політику у сфері державної митної справи, державну політику з адміністрування єдиного внеску на загальнообов`язкове державне соціальне страхування, державну політику у сфері боротьби з правопорушеннями під час застосування податкового, митного законодавства, а також законодавства з плати єдиного внеску, - підприємствами та місцевому фінансовому органу - установами, в 10-денний строк.

Таким чином, у разі пропажі або знищення первинних документів платник податків зобов′язаний повідомити про це правоохоронні органи та, з метою встановлення факту втрати документів провести службове розслідування, про що керівник цього підприємства видає наказ, яким уповноважує комісію на проведення такого.

Окрім цього, пунктом 44.5 статті 44 ПК України визначено, що у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених в пунктах 44.1 і 44.3 цієї статті, платник податків зобов`язаний у п`ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації.

Платник податків зобов`язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.

У разі неможливості проведення перевірки платника податків у випадках, передбачених цим підпунктом, терміни проведення таких перевірок переносяться до дати відновлення та надання документів до перевірки в межах визначених цим підпунктом строків (Постанови ВС від 07.04.2023 у справі за № 420/9587/20, від 13.07.2022 у справі за № 280/706/19)

***

[судова практика змінюється, викладені вище правові висновки Верховного Суду можуть бути не доречними для застосування у Вашій конкретній ситуації з урахуванням специфіки та вхідних даних. Тому радимо звертатися до податкових адвокатів за консультацією]

***

Виникли додаткові запитання чи потреба в консультації? Будь ласка, можете написати фахівцю у Телеграм.

Для отримання вичерпних відповідей на Ваші запитання

просимо звертатися до Адвокатського бюро «Власова «Вектор»

контактна особа: Євген Власов 

податковий адвокат  

Телеграм | +380 67 86 244 17 | ev@legalvector.com.ua